Time Management

                  เทคนิคการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพมีความสำคัญและจำเป็น มีประโยชน์มากที่จะช่วยเราในการวางแผนการจัดการชีวิต ทำให้เรามีหลักยึดว่าต้องทำอะไรเมื่อไหร่ ต้องทำให้เสร็จตอนไหน ต้องส่งงานวันไหน เมื่อเราพอจะทราบกรอบเวลาคร่าวๆ จึงทำให้เรามุ่งทำงานหรืออ่านหนังสือได้โดยมีจุดมุ่งหมายชัดเจน ทำทุกอย่างเต็มประสิทธิภาพ แม้งานที่กองอยู่ตรงหน้าจะชวนให้ใจยุ่งเหยิงแค่ไหนแต่ก็ทำให้เสร็จได้ตามเวลา ทั้งยังบรรเทาความเครียดและความกังวลระหว่างนั้น หากเราเรียนรู้และเริ่มฝึกใช้วิธีการเหล่านี้ตั้งแต่วันนี้ เชื่อได้ว่าจะชินและได้ใช้ทักษะไปจนตลอดชีวิตการเรียนและการทำงานแน่นอน

                   ขั้นตอนของการเริ่มบริการจัดการเวลา เริ่มได้ดังนี้

1. การประเมินว่าเรากำลังอยู่ในสถานการณ์แบบไหนในปัจจุบัน

                  การวางแผนล่วงหน้าอาจเป็นเรื่องยากสำหรับใครหลายคน แต่อยากชวนให้ลองใช้เวลาสักครู่เพื่อประเมินว่าเราใช้เวลาที่มีอย่างจำกัดอย่างไรบ้าง โดยลองเขียนแผนลงไปว่าสัปดาห์หน้าเราต้องทำอะไรบ้าง และต้องเขียนช่วงเวลาพักผ่อนลงไปด้วย เช่น ไปเดินเล่นกับเพื่อน รับประทานอาหาร รวมถึงเวลานอนหลับ  เพื่อให้เราได้จัดสรรเวลาของเราได้อย่างสมดุล

 2. จัดจัดเรียงความสำคัญ (Prioritize)

             พอเขียนเสร็จแล้ว ตอนนี้คุณอาจรู้สึกมึนตึ๊บเพราะปริมาณงานและภาระต่างๆ แต่ใจเย็นๆ ลองมาพิจารณาดูว่าสิ่งใดที่มีความจำเป็นต้องทำให้เสร็จโดยเร่งด่วนที่สุด ค่อยๆ เขียนตัวเลขกำกับเอาไว้ทีละงาน เมื่อทำแบบนี้จนเสร็จ แม้งานจะเยอะ แต่เรารู้แล้วว่าเราต้องมุ่งความสนใจไปที่งานไหนก่อน เมื่อทำเสร็จแล้ว ก็ค่อยทำงานอันดับรองลงมาต่อไปเรื่อยๆ การสะสางงานของเราก็ดูมีทิศทางมากขึ้น ที่สำคัญ ความรู้สึกเครียดหรือความกังวลที่เคยมีปริมาณมากก็ผ่อนคลายลงไปด้วย

 แบบฝึกหัด 1  Prioritize your to do list

                  เพื่อช่วยให้ตัดสินใจง่ายขึ้นว่างานใดจำเป็นเร่งด่วนหรือต้องทำก่อน จึงขอให้ list งานลงไปในตารางต่อไปนี้เพื่อแยกย่อยว่ารายการใดเป็นเรื่องเร่งด่วน หรือ สำคัญ หรืออาจจะเป็นรายการที่ทั้งเร่งด่วนและสำคัญก็ได้ เพราะวัตถุประสงค์ของการจัดเรียงลำดับความสำคัญก็เพื่อกำหนดเป้าหมายและลงมือทำเพื่อลดจำนวนงานที่มี แต่แบบไหนที่เรียกว่าจำเป็นหรือสำคัญกันนะ?

                  - คุณคือคนเดียวที่ทำได้

                  - เวลาส่งเร็วที่สุด

                  - การทำสำเร็จจะทำให้สามารถทำอย่างอื่นต่อได้           

ลองมาเขียนรายการที่ต้องทำลงบนตารางนี้เพื่อจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องทำโดยใช้ Eisenhower matrix กัน โดยแบ่งงานเป็น 4 ช่องตามรูป คือ

สำคัญ (important)

ไม่สำคัญ (Unimportant)

เร่งด่วน (urgent)

ไม่เร่งด่วน (not urgent)

หลังจากนั้นเราจะได้ตัดสินใจขั้นต่อไป

ถ้างานนั้นตกอยู่ในช่อง 1  - จงทำเดี๋ยวนี้!!

ช่อง 2 - จัดตารางหาเวลาทำงานนี้

ช่อง 3 - อาจจะแบ่งให้คนอื่นช่วยทำ

ช่อง 4 - คงต้องคิดทบทวนอีกทีว่า เราต้องทำงานนีเไหมนะ 

 3. จับรายการต่างๆ ใส่ลงไปในตารางเวลา (Scheduling your time)

                  ในเมื่อเราได้จัดความสำคัญของงานเรียบร้อยแล้ว ต่อไปก็จะจัดแจงนำเอารายการทั้งหมดไปใส่ไว้ในตารางเวลา ซึ่งนอกจากงานแล้วในตารางนี้อาจวางแผนรายการอื่นๆ ที่ต้องการทำในชีวิตประจำวันได้เหมือนกัน เช่น ธุระเร่งด่วนที่แทรกเข้ามา เช่น อาจารย์นัดคุยเรื่องวิจัยบ่ายวันพรุ่งนี้ รวมถึงเรื่องที่ไม่อาจจัดไว้ภายใต้หมวดใดหมวดหนึ่งได้ เช่น วันสุดท้ายของการเก็บคะแนนในเกมเพิ่มระดับภาษา

                  การจัดตารางเวลาจะทำให้เห็นเป้าหมายและลงมือทำอย่างเป็นรูปธรรมมากขึ้น เมื่อรับผิดชอบภาระหน้าที่ใดแล้วก็ต้องตัดรายการที่ทำสำเร็จออกไปด้วย ซึ่งเมื่อเราทำตามแผนได้จริงก็จะช่วยให้มุ่งมั่นตั้งใจและทำงานให้สำเร็จภายในเวลาที่เหมาะสม... มันน่าจะรู้สึกดีมากนะเวลาที่ได้ขีดงานออกไปทีละงาน แล้วเห็นเวลาว่างของเราค่อยๆ กลับมา

 ตัวอย่างตารางเวลา

แบบฝึกหัด 2 Scheduling your time             

เมื่อได้ตารางแบบนี้ เราจะเริ่มต้นด้วยการเติมงานหรือรายการที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ลงไป เช่น ตารางเรียน  ตารางขึ้นเวร ซึ่งมีความเฉพาะเจาะจงมีเวลาแน่นอน ต่อมาค่อนเริ่มดูจากช่องที่ว่างอยู่แล้วจับเอาสิ่งที่ต้องทำโดยเรียงตามลำดับความเร่งด่วนและมีความสำคัญใส่ลงไป หากเป็นไปได้ควรเหลือช่องว่างไว้บ้าง เผื่องานแทรกที่ไม่ได้อยู่ในแผนปัจจุบัน หรือหากโชคดีมันอาจจะว่างอยู่แบบนั้นต่อไปก็ไม่เป็นไร

 4. Maximize your plan

                  บางครั้งเมื่อเราลองทำตามขั้นตอนก่อนหน้าแล้ว อาจพบปัญหาจากการใช้งาน โดยเฉพาะการตัดสินใจเลือก หากมีสิ่งที่ต้องทำในรูปแบบที่ไม่ทันได้ตั้งตัว หรืออาจมีบางรายการที่ดูขัดแย้งกัน แล้วจะจับมันใส่ลงไปตรงไหนดี ดังนั้นจึงอยากให้ลองตอบคำถามเหล่านี้ดูเพื่อประกอบการตัดสินใจ

                  - เวลาที่วางไว้เหมาะสมหรือไม่ มีงานแบบไหนไหมที่เราทำได้ดีกว่าในบางช่วงเวลา (เช่น บางคนชอบอ่านหนังสือช่วงดึก บางคนชอบอ่านหนังสือช่วงเช้าหลังตื่นนอน)

                  - ลองมองหลายมุม ลองตั้งคำถามกับตัวเองว่า การตัดสินใจของเราจะส่งผลต่อตัวเองอย่างไรในอีก 5 ชั่วโมง 5 วัน 5 เดือน เป็นต้น

                  แต่บางครั้งการตัดสินใจเลือกบางอย่างก็ยากลำบากจริงๆ จึงอยากให้ลองใช้เครื่องมืออีกชิ้นประกอบการตัดสินใจ คือ cost - benefit เช่น

 5. รับผิดชอบต่อตารางเวลา

                  แม้จะวางแผนเอาไว้แล้วแต่สำหรับบางคนก็ยังยากที่จะมุ่งหน้าทำตามแผนในตารางเวลา หรือไม่เคยทำตามแผนได้สำเร็จ อาจขาดความรับผิดชอบที่เพียงพอ หรืออาจเพราะใจอ่อนยอมตามใจตัวเอง หรือตามใจเพื่อนมากเกินไป จนรบกวนเวลาการทำงานให้ได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้

                  ฉะนั้น สูดหายใจเข้า ให้กำลังใจตัวเอง อย่างน้อยถ้าหลุดจากสิ่งที่ต้องทำแล้วและรู้ตัวก็ให้เปลี่ยนความสนใจกลับมารับผิดชอบหน้าที่ของตัวเองก่อนเสมอ

 6. พร้อมปรับตัวเสมอ

                  ตามที่กล่าวไปว่าสำหรับบางคนมันช่างยากลำบากเหลือเกินที่ต้องคอยบังคับตัวเองให้ทำตามตารางเวลา และไม่ว่าจะเราจะทุ่มเทรับผิดชอบงานตามตารางแค่ไหน แต่สุดท้ายแล้วเราอาจจะพลาดบางอย่างไปได้เพราะการแทรกเข้ามาของเหตุการณ์ที่ไม่ได้กำหนดไว้ อย่างไรก็ตาม เราควรพร้อมรับมือกับสถานการณ์แบบนี้เสมอ ต้องยืดหยุ่นและปรับตัว ไม่ยึดติดกับตารางจนไม่มีความสุข

Powered by Froala Editor